Organisationsentwicklung - Fit für Veränderungen, denn Stillstand ist Rückschritt

Definition Organisationsentwicklung

Organisationsentwicklung beschäftigt sich damit, Veränderungen in Organisationen umzusetzen. Dabei hat diese das Ziel, Mitarbeiter im Unternehmen bestmöglich einzusetzen und die Zusammenarbeit zu stärken. Es kommen Maßnahmen zur Veränderung von Unternehmenskultur, Modelle zur Zusammenarbeit verschiedener Bereiche oder Abteilungen und auch zur Zusammensetzung der gesamten Mitarbeiterschaft zum Einsatz. Organisationsentwicklung ist hierbei abzugrenzen von Personalentwicklung. Diese konzentriert sich lediglich auf den jeweiligen Mitarbeiter mit seinen Fähigkeiten, Stärken oder Schwächen. Organisationsentwicklung hat also das große Ganze im Blick. Die strukturellen und kulturellen Rahmenbedingungen der Arbeit werden mithilfe von Organisationsentwicklung so weiterentwickelt, dass der Erfolg des Unternehmens langfristig gesichert werden kann.

Welche Ziele verfolgt Organisationsentwicklung?

Ziele der Organisationsentwicklung sind auf der einen Seite die Steigerung der Produktivität und Leistungsfähigkeit der Organisation, und auf der anderen Seite die Weiterentwicklung der einzelnen Organisationsmitglieder durch Eigenverantwortung zu fördern. Ein wichtiger Aspekt der Organisationsentwicklung ist die Humanisierung der Arbeitswelt. Das heißt also, dass Optimierung von Prozessen und eine bessere Arbeitsgestaltung zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen für die Mitarbeiter eines Unternehmens führen. Verschiedene Abteilungen können somit besser zusammenarbeiten, Ressourcen werden effektiver genutzt und Konflikte verringern sich. Fortwährende Investitionen in das Humankapital sollten also tief in der Unternehmensphilosophie verankert sein.

Modelle in der Organisationsentwicklung

Organisationen lassen sich nicht schnell mal von heute auf morgen verändern. Hinter allen Aktionen stecken lange Lern- und Anpassungsprozesse. Wie Prozesse der Organisationsentwicklung ablaufen können zeigen verschiedene theoretische Modelle:

Top-down und Bottom-up-Modell

Top-down bedeutet hier: die Veränderung wird “von oben” durch die Unternehmensleitung vorgegeben und von den Mitarbeitern umgesetzt. Das Problem bei dieser Herangehensweise besteht darin, dass die Veränderungen von oben vorgegeben werden. Die Angestellten sind an den Entscheidungen nicht beteiligt, dadurch wohl auch weniger motiviert und leisten eventuell sogar Widerstand.

Bottom-up bedeutet hier: die Veränderung wird “von unten” angestoßen, also durch die Mitarbeiter angeregt. Schwachstellen werden durch die Mitarbeiter selbst erkannt, sie erarbeiten Verbesserungsvorschläge und leiten diese an die Vorgesetzten weiter. Solche Veränderungen haben zwar eine große Akzeptanz, führen aber oft nur zu kleinen Verbesserungen. Der ganzheitliche Wandel bleibt auf der Strecke.

Den größeren Erfolg verspricht eine Kombination der beiden Modelle: das Gegenstromverfahren. Die Geschäftsleitung erkennt beispielsweise, dass Veränderungen notwendig sind und entwickelt dann Maßnahmen, um Verbesserungsvorschläge bei den Mitarbeitern zu sammeln. Oder andersherum: Mitarbeiter erkennen die Notwendigkeit zur Veränderung, woraufhin die Geschäftsführung Prozesse zur Verbesserung beschließt.

3-Phasen-Modell nach Kurt Lewin

Die vorherigen Modelle beschäftigen sich damit, von wem die Veränderungen ausgehen. Die folgenden Modelle beschreiben charakteristische, aufeinanderfolgende Phasen der Organisationsentwicklung. 

Der Psychologe Kurt Levin veröffentlichte 1947 sein 3-Phasen-Modell. Dieses Modell teilt den Ablauf von Veränderungsprozessen in folgende Phasen auf:

1. Auftauen

Diese Phase dient dazu, eine geplante Veränderung vorzubereiten. Der aktuelle Stand wird analysiert und Ziele werden definiert. Alle Betroffenen erhalten Informationen und werden in die Diskussion einbezogen. Jeder hat Zeit, sich auf die geplanten bevorstehenden Veränderungen vorzubereiten.

2. Verändern

Jetzt findet die wirkliche Veränderung statt, indem die geplanten Maßnahmen umgesetzt werden. Dieser Prozess wird durch die Verantwortlichen überwacht und gesteuert.

3. Stabilisieren

In der dritten Phase werden die Prozesse, die ja noch ungewohnt sind, eingeübt und verfestigt. Hierbei kann es nötig werden, zu überwachen, ob die Veränderungen auch eingehalten werden und eventuell zusätzliche Maßnahmen zu ergreifen.

Kotters 8-Stufen-Modell

Das 3-Phasen-Modell von Levin wird durch das Modell von John P. Kotter weiterentwickelt. Es beschreibt eine Veränderung, die durch die Geschäftsleitung initiiert und von Führungskräften begleitet wird: “top-down”. Dieses Modell verfolgt den Ansatz des Change Management. Es hilft dabei, die Organisationsentwicklung leichter zu verstehen und zeigt auf, dass sehr viel Arbeit hinter einer Veränderung steckt und auch, dass eine intensive Begleitung durch die Unternehmensführung wichtig ist. Die Veränderung kann erst dann erfolgreich sein, wenn alle acht Stufen durchlaufen wurden.

1. Notwendigkeit erzeugen

Alle Mitarbeiter und Führungskräfte müssen verstehen, dass Veränderungen wichtig sind. Die negativen Folgen, wenn das Unternehmen nichts verändert oder die positiven Folgen der Veränderung sind die Argumente für ein besseres Verständnis.

2. Führungsteams aufbauen

Im Sinne der Organisationsentwicklung sollte ein gutes Führungsteam, das jede Veränderung braucht, aus Mitarbeitern und Führungskräften aus allen Abteilungen eines Unternehmens zusammengesetzt sein.

3. Strategie und Vision entwickeln

Eine gemeinsame Vorstellung und eine eindeutige Strategie für nötige Veränderungen sind unerlässlich. Die Mitarbeiter können so erkennen, was eine Veränderung bewirkt und wie genau diese Veränderungen erreicht werden sollen.

4. Vision kommunizieren

Um die Motivation für die jeweilige Veränderung bei allen Beteiligten hoch zu halten und das gemeinsame Ziel zu verfestigen, wird dieses immer wieder kommuniziert.

5. Hindernisse beseitigen

Die Geschäftsleitung muss erkennen, ob alte Strukturen, Gewohnheiten oder Prozesse den Wandel behindern. Dann können solche Hindernisse erkannt werden und die Mitarbeiter erhalten die nötigen Freiräume, um die Veränderungen umzusetzen.

6. Zwischenziele definieren

Messbare, schrittweise Erfolge wirken motivierend. Sie zeigen allen Beteiligten, dass sich der Aufwand lohnt. Deshalb ist es hilfreich, kurzfristige Erfolge sichtbar zu machen.

7. Die nächsten Veränderungen angehen

Um das große Ziel zu erreichen, werden die Ergebnisse der Veränderungen laufend analysiert, optimiert und die nächsten Veränderungen angestoßen.

8. Veränderungen verankern

Wenn die Veränderungen dann bei allen Mitarbeitern zur Normalität werden, ist nach Kotter der Prozess des Change Managements erfolgreich abgeschlossen.

Vorteile von Organisationsentwicklung

Die Organisationsentwicklung ist ein beständiges Werkzeug, das Unternehmen wertvolle Handlungsempfehlungen zu Veränderungen und zur eigenen Verbesserung liefert. Das gilt auch unter sich verändernden wirtschaftlichen, sozialen und technischen Bedingungen. Organisationsentwicklung stellt überdies den Menschen in den Mittelpunkt der Veränderungen, betont Innovationen und Kreativität und wirkt sich so positiv auf das Endergebnis aus.

Organisationsentwicklung bietet folgende Vorteile:

1. Steigerung der Qualität von Produkten und Dienstleistungen:

Durch eine bessere Zusammenarbeit aller beteiligten Personen und Abteilungen wird die Service- und Produktqualität langfristig erhöht. Ziele und Leistungen müssen jedoch zueinander passen. Eine fortlaufende Leistungssteuerung hilft bei der Durchführung, das bedeutet, ein regelmäßiger Austausch zwischen Mitarbeitern und Führungskräften wird gefördert, was wiederum positive Auswirkungen auf die Organisationsentwicklung hat.

2. Steigerung der Innovationskraft:

Unternehmen schaffen die Basis für Produktinnovationen, indem sie das Wissen ihrer Beschäftigten durch kontinuierliche Mitarbeiterentwicklung erhöhen und dadurch eine gesteigerte Loyalität zum Unternehmen erzielen.

3. Kundenzufriedenheit steigern:

Eine bestandserhaltende Organisationsentwicklung bewirkt eine Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und wirkt sich auch positiv auf die Produktqualität aus. Das positive Bild der Kunden vom Unternehmen wird durch freundliche Mitarbeiter und qualitativ bessere Produkte geprägt.

4. Mitarbeiterzufriedenheit stärken:

Organisationsentwicklung hat zum Ziel, dass Beteiligte an einem Strang ziehen und weniger gegeneinander arbeiten. Gezielte Maßnahmen zur Weiterbildung steigern hier die Motivation der Mitarbeiter.

5. Kosten-Effizienz erhöhen:

Es kommt zu weniger Fehlinvestitionen, wenn sich alle Anschaffungen, Initiativen und Projekte an den von der Organisationsentwicklung vorgegebenen Zielen ausrichten. Bereits vorhandene Ressourcen werden so besser genutzt.

6. Steigerung der Wirtschaftlichkeit:

Eine erfolgreiche Organisationsentwicklung steigert den Profit durch niedrigere Kosten, bessere Kreativität und Produktivität und durch eine geringere Fluktuation der Mitarbeiter.

Herausforderungen bei Organisationsentwicklung

Bei der Anwendung von Organisationsentwicklung können diverse Herausforderungen auftreten:

1. Widerstand gegen Veränderungen

In der Regel haben sich Mitarbeiter eines Unternehmens an Arbeitsbedingungen, Prozesse und Tools gewöhnt. Sie begegnen den durch die Organisationsentwicklung vorgegebenen Veränderungen oftmals mit Ablehnung. Eine offene Kommunikation ist hier das Wichtigste, damit es nicht zu Konflikten oder Abwanderung von Fachkräften kommt. Die Gratwanderung besteht darin, die Mitarbeiter für die Notwendigkeit von Veränderungen zu sensibilisieren, ohne dabei ihr Vertrauen in das Unternehmen zu reduzieren.

2. Mangelnde Ressourcen

Tatsache ist: Organisationsentwicklung kostet Budget, Zeit und Personal. Die Ressourcenplanung muss daher frühzeitig gestartet werden. Gegebenenfalls kann es auch wichtig werden, Prioritäten hinsichtlich anderer Projekte zu setzen.

3. Komplexität

Durch den holistischen Ansatz der Organisationsentwicklung (kulturelle, strategische, personelle und technologische Faktoren werden berücksichtigt) wird das Thema vielschichtig und langsam. Hilfreich dabei ist es, externe Experten mit einzubeziehen und gezielt auf Schulung und Workshops zu setzen.

4. Wachstum und Expansion

Häufig erweist sich die kontinuierliche Anpassung und Weiterentwicklung bei wachsenden Unternehmen als schwierig. Um schnell auf neue Veränderungen reagieren zu können, kommt es darauf an, frühzeitig zu planen und flexibel zu gestalten.

5. Fehlende Evaluation

Ein wichtiger Punkt ist, die Wirksamkeit der umgesetzten Maßnahmen zu messen und zu bewerten. Bei fehlender Evaluation kann es möglich sein, dass Potenziale zur Verbesserung nicht erkannt werden und die Organisationsentwicklung daher nicht nachhaltig ist.

Anwendungsgebiete (Beispiele)

Organisationsentwicklung im Startup Unternehmen

Unternehmen: Startup für digitale Produkte, 25 Mitarbeiter, Anfangsphase

aktuelle Situation: das Unternehmen wächst stark, Prozesse sind unklar, der Gründer ist überfordert

Unternehmensziele: Prozesse bilden und Strukturen einführen, Führungskräfte schulen, Verantwortlichkeiten delegieren, Gründer entlasten.

Durchführung: Workshops mit allen Mitarbeitern zu den Themen Struktur  und Prozesse. Workshops mit Führungskräften zum Thema Führungskompetenzen. Workshop mit den Gründern zum Thema Verantwortung abgeben. Reflektion nach vier Monaten.

Ergebnis: Die Mitarbeiter erstellten Prozesse über den Erstkundenkontakt bis zum Verkauf. Klare Aufgabenverteilung, Struktur und Verantwortungen wurden in drei Teams geschaffen. Führungskräfte wurden geschult in den Bereichen Team Empowerment und positives Leadership. Gründer haben Aufgaben an Führungskräfte abgegeben.

Organisationsentwicklung im Mittelstandsunternehmen

Unternehmen: Mittelstandsunternehmen, 250 Mitarbeiter, Online-Shop

aktuelle Situation: durch digitale Weiterentwicklung zu erwartende Veränderungen werden in der Zukunft ca. 20% der derzeitigen Produkte überflüssig

Unternehmensziele: neue Abteilungen gründen, Organisationsstruktur verändern, durch neue Produkte Neukundengewinnung

Durchführung: Teambuildingmaßnahmen, Workshop zum Thema Teamentwicklung mit dem neu gebildeten Team (Prozesse und Aufgabenverteilung), Entwicklung neuer Organisationsstruktur mit Mitarbeitern und Geschäftsführern, Zusammenführen der Vertriebs- und Social Media-Abteilungen.

Ergebnis: Eine neu gebildete Abteilung kreiert eine neue Produktlinie, eine Hierarchieebene kann reduziert werde, erweiterter Marketingauftritt

Organisationsentwicklung im Großunternehmen

Unternehmen: Energielieferant, Differenzierungsphase, 5000 Mitarbeiter

aktuelle Situation: zu wenig Nachwuchsführungskräfte, hoher Wechsel an Mitarbeitern, wenig Identifizierung mit dem Unternehmen

Unternehmensziele: Erstellen eines neuen Unternehmensleitbildes, Unternehmenswerte definieren, Unternehmenskultur und Führungskräftekultur erneuern, flexiblere Arbeitszeiten, positives Arbeitsklima schaffen

Durchführung: Workshops zu Themen Unternehmensleitbild und Unternehmenswerte, Erarbeitung Thema Führungskultur mit Führungskräften, Schulung zur Unternehmenskultur für alle Beschäftigten, Führungskräfte-Coaching

Ergebnis: höhere Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen, Verringerung von Krankheitsstand, Führungskräftenachwuchs erhöht jedoch auch Kündigungen einiger bisherigen Führungskräfte, niedrigere Mitarbeiterfluktuation, Etablierung der neuen Unternehmenskultur

Dies waren kurze Praxisbeispiele von Geschäftsentwicklungen. Sie legen dar, welche Themen die Ausgangslagen für Organisationsentwicklung sein können und zeigen, was dadurch erreicht werden kann.

Um Organisationsentwicklung erfolgreich umzusetzen, ist eine passgenaue und detaillierte Planung nötig.

Zuerst stellt sich die Frage, welchen aktuellen Stand ein Unternehmen derzeit hat und was die Ziele für die Zukunft sind.  Daraus ergibt sich, welche Vorgehensweisen und Möglichkeiten die Organisationsentwicklung bietet.

1. Zielsetzung

Bei einer Auftragsklärung wird die Zielsetzung formuliert und festgesetzt. Dadurch kann am Ende der Organisationsentwicklung der Erfolg der Maßnahmen gemessen werden.

2. Analyse und Strategieplanung

Die aktuelle Situation im Unternehmen wird durch Befragung der Mitarbeiter ermittelt, wodurch sich die weitere Vorgehensweise ergibt. Die Organisationsentwickler-Teams können dann eine erste Strategie entwickeln.

3. Konzeption

Steht die Strategie fest, kann die Konzeption zur Durchführung der Maßnahmen folgen. Betroffen sind hier die Auswahl der mitarbeitenden Personen, die Methoden der Durchführung und die Planung des zeitlichen Ablaufs.

4. Durchführung und Implementierung

Hier werden Inhalte und Ergebnisse von den beteiligten Mitarbeitern - das können Führungskräfte oder Mitarbeiter aus diversen Abteilungen sein - erarbeitet. Ein gleichberechtigtes Miteinander ist dabei wichtig für den Erfolg der Organisationsentwicklung. Die Ergebnisse werden dann durch Schulungen, Training oder Teammaßnahmen implementiert.

5. Begleitung und Anpassung

Im Anschluss wird dafür gesorgt, dass die neuen Prozesse optimal funktionieren. Es empfiehlt sich hier, die Mitarbeiter bei der Umsetzung zu begleiten und immer wieder kleine Anpassungen vorzunehmen.

6. Nachhaltigkeit und Support

Für eine nachhaltige Organisationsentwicklung sollten dann Zeiträume gesetzt werden, in denen eine Überwachung und Regulierung der Umsetzung erfolgt und eventuell eine Rückmeldung durch das Organisationsentwicklungs-Team angefordert werden kann. So kann immer wieder analysiert werden, wie sich die Veränderungen entwickeln und welche Unterstützungen noch notwendig sind.

Fazit

Für Unternehmen, die langfristig Erfolg anstreben, war es noch nie so wichtig wie heute, sich weiterzuentwickeln und Anpassungen an die Umfeldfaktoren vorzunehmen. Organisationsentwicklung ist die Antwort auf den immerwährenden Ruf nach Agilität und Leistungssteigerung und den ständig stärker werdenden Wettbewerbsdruck.